1- Pourquoi mettre en place un Conseil des Parties Prenantes ?
#1 Pour renforcer la transparence et la confiance
Un CPP permet d’instaurer un dialogue ouvert entre l’entreprise et ses parties prenantes, dans un cadre “formel”. Cela renforce la clarté et la compréhension mutuelle, en même temps que cela augmente la confiance des parties prenantes envers l’entreprise.
En impliquant les parties prenantes dans les décisions stratégiques, l’entreprise gagne en légitimité, car ses choix sont perçus comme étant le fruit d’une réflexion collective et non pas seulement dictés par des intérêts financiers.
#2 Pour améliorer la prise de décision
En intégrant les points de vue diversifiés des parties prenantes, l’entreprise peut prendre des décisions plus éclairées et équilibrées, qui prennent en compte une forme “d’intérêt plus général”.
Cela permet d’anticiper les risques qu’ils soient sociaux, environnementaux ou économiques, et contribue à une gestion plus sereine de l’entreprise.
#3 Pour accroître la responsabilité sociale de l’entreprise
Un CPP aide l’entreprise à mieux comprendre et répondre aux attentes sociales et environnementales de ses parties prenantes qui sont dans le périmètre de l’entreprise.
Cela peut évidemment contribuer à améliorer la réputation de l’entreprise et à renforcer son engagement social sur son territoire (emploi, insertion, inclusion, formation, …).
#4 Pour entendre d’autres points de vue … sources de progrès !
Les échanges avec les parties prenantes peuvent aussi apporter de nouvelles idées et perspectives, stimulant ainsi l’innovation au sein de l’entreprise.
Les parties prenantes apportent souvent des perspectives différentes et des idées “hors du cadre” qui peuvent être précieuses pour l’entreprise.
Par exemple, un fournisseur peut proposer des solutions écologiques qui améliorent la chaîne d’approvisionnement, tandis qu’un client peut suggérer des améliorations produit qui augmentent la satisfaction.
En intégrant ces suggestions, l’entreprise peut ainsi évoluer vers des pratiques plus durables, alignées avec les attentes sociétales actuelles.
2- Comment mettre en place un Conseil des Parties Prenantes ?
#1 Identifier les parties prenantes
La première étape consiste à identifier toutes les parties prenantes de l’entreprise, internes et externes : clients, employés, fournisseurs, partenaires, investisseurs, acteurs locaux (associations, élus…), etc.
La diversification des acteurs concernés de près ou de loin par l’activité de l’entreprise permet à la fois d’élargir le cadre de réflexion “habituel” mais aussi d’entendre des attentes et des préoccupations variées.
#2 Définir les objectifs du CPP
Clarifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre avec le CPP. Cela peut inclure l’amélioration de la transparence, l’innovation, la gestion des risques, les enjeux de demain sur le territoire local, etc. Des objectifs clairs aideront à orienter les discussions du conseil, tout comme ils permettront la prise de décisions éclairées dans l’entreprise.
En parallèle des objectifs, il est également important de définir des indicateurs de performance pour évaluer l’efficacité du conseil (taux de présence aux réunions, nb d’actions réalisées suite aux conseils, taux de satisfaction des membres, etc.).
#3 De sélectionner avec justesse les membres du CPP
Choisissez des représentants de chaque groupe de parties prenantes et assurez vous que ces membres sont engagés, disponibles et capables de représenter les intérêts de leur groupe.
La sélection des membres doit être faite avec soin, en tenant compte de leur légitimité, de leur capacité à représenter un groupe, et de leur volonté de s’impliquer activement.
#4 Etablir des règles de fonctionnement
Définissez les règles de fonctionnement du CPP : la fréquence des réunions et leur durée, les thèmes abordés, le rôle de chacun, la logistique et le lieu de la rencontre, la communication des “résultats”, etc.
Ces règles doivent être claires et acceptées par tous, sans réserve.
#5 Organiser et d’animer les réunions
Les réunions du CPP doivent être planifiées, organisées et animées, pas de place pour l’improvisation !
Avant, la réunion se prépare :
– Les sujets abordés, les questions posées au groupe, les exercices et les animations sont choisis.
– Les modalités de prise de décision (consensus, vote, etc.) sont définies.
– Le conseil est organisé : président, secrétaire, animateur …
Le jour J, vous devez vous assurer que chaque membre a l’opportunité de s’exprimer sans jugement et que les discussions sont constructives, au service de l’objectif fixé.
Les rôles de chacun sont clairs :
– L’animateur mène le débat, donne la parole et fait progresser le groupe.
– Le preneur de note retranscrit les échanges et rédige le compte-rendu.
– Le “time keeper” s’assure que le timing est respecté.
#6 Evaluer et d’ajuster la démarche
Après quelques réunions, évaluez le fonctionnement du CPP en recueillant les feedbacks des membres : vous pourrez ainsi ajuster éventuellement les règles ou les objectifs si nécessaire, tout en maintenant l’engagement des parties prenantes.
L’amélioration continue est un principe clé pour un CPP efficace.
#7 De communiquer sur les réalisations entreprises suite aux CPP
Le succès d’un Conseil des Parties Prenantes repose en grande partie sur la qualité de la communication, pendant les réunions mais aussi après.
Ainsi, une façon de “remercier” les parties prenantes et de les engager dans la durée consiste notamment à les tenir au courant des actions entreprises suite aux CPP.
La forme peut être adaptée aux ressources de l’entreprise (newsletter, infographie, communication sur les réseaux sociaux, évènement…), ce qui compte surtout c’est d’entretenir le “sentiment d’utilité” de toutes les parties prenantes.
